AI i möten och på kontoret: protokoll, Copilot och Gemini

Kontorsarbete är fullt av uppgifter som passar AI

Möten, promemorior, långa mejlkedjor, rapporter och avtal tar en stor del av arbetsveckan. Just här är AI bra: den antecknar, sammanfattar, ordnar och gör utkast. Den här guiden handlar om mötesanteckningar och transkribering, Microsoft 365 Copilot, Gemini i Google Workspace, sammanfattning av dokument och vad du ska tänka på om integritet på jobbet.

Nyttan är störst när AI finns där arbetet redan görs. Använder företaget Teams, Outlook och Word är Copilot ett naturligt val. Används Gmail, Meet och Google Docs fyller Gemini samma roll. För ett litet företag räcker ofta också en allmän assistent som ChatGPT eller Claude, där du själv klistrar in texten.

Mötesanteckningar och transkribering

Många tycker att protokollet är den tråkigaste delen av ett möte. AI kan göra det nästan automatiskt. Det finns tre alternativ:

• Videomötets egen AI. Teams och Google Meet har, beroende på abonnemang, en funktion som transkriberar och efter mötet gör en sammanfattning med beslut och uppgifter.
• Diktering i mobilen eller datorn. Spela in dina egna anteckningar efter mötet och be AI göra en prydlig promemoria.
• Separat transkriberingstjänst. En ljudfil kan göras om till text med ett verktyg som Descript och sedan sammanfattas.

Taligenkänningen på svenska och finska har blivit betydligt bättre, men dialekter, folk som pratar i mun på varandra och dålig mikrofon försämrar resultatet. Kontrollera alltid namn, siffror och fackord.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot är inbyggd i Word, Excel, PowerPoint, Outlook och Teams. För företag skaffas den oftast som en tilläggslicens per användare, och priset är klart högre än för vanliga Office. Fundera därför på vem som har mest nytta av den i stället för att köpa den åt alla.

Copilots särskilda fördel är att den ser organisationens egna filer, mejl och kalender enligt de rättigheter användaren redan har. Du kan till exempel fråga:

• "Sammanfatta vad vi kommit överens om med kund X i mejl den senaste månaden."
• "Gör en presentation på fem bilder av den här Word-rapporten."
• "Vad beslutades på gårdagens Teams-möte och vilka uppgifter fick jag?"
• "Skriv ett svarsutkast och föreslå två tider nästa vecka utifrån min kalender."

Gemini i Google Workspace

I företag som använder Google Workspace fungerar Gemini i Gmail, Docs, Sheets, Slides och Meet. I många av Workspaces företagsabonnemang ingår AI-funktionerna numera i priset, men omfattningen varierar.

Gemini passar till exempel för:

• att sammanfatta en lång mejlkedja i Gmails sidopanel
• att göra utkast i Docs och korta ner eller formalisera text
• mötesanteckningar i Meet som sparas i Drive
• att söka bland filer i Drive och ställa frågor om innehållet

Googles NotebookLM är dessutom ett bra verktyg när du vill ställa frågor om just vissa dokument. Du laddar upp till exempel avtal, instruktioner eller en anbudsförfrågan, och den svarar utifrån dem och visar var uppgiften finns.

Sammanfatta och jämföra dokument

En lång anbudsförfrågan, ett hyresavtal, en myndighetsanvisning eller en leverantörs villkor passar bra att sammanfatta. AI plockar ut det väsentliga, listar tidsfrister och berättar vad som förväntas av dig. Den kan också jämföra två versioner.

En sammanfattning är en bra hjälp, men ersätter inte att läsa originalet när du skriver under något eller fattar ett stort beslut. AI kan utelämna just den lilla mening som är viktigast för dig.

Reda ut en överfull inkorg

Efter semestern eller en hektisk vecka kan inkorgen ha hundratals mejl. Copilot i Outlook och Gemini i Gmail kan sammanfatta långa trådar och säga vilka meddelanden som kräver åtgärd. Har du ingen av dem kan du klistra in de viktigaste trådarna i en allmän assistent, efter att ha tagit bort personuppgifter och konfidentiellt.

Kom ihåg att AI kan bedöma hur brådskande något är fel. Ett kort mejl från en kund kan vara viktigare än en lång intern tråd.

Vardagliga kontorsuppgifter

Integritet och datasäkerhet på jobbet

På jobbet innebär AI-användning mer ansvar än hemma. Du hanterar arbetsgivarens, kundernas och kollegornas uppgifter, och de är inte dina att ge till vilken tjänst som helst.

• Använd verktyg som arbetsgivaren godkänt. Företagets Copilot eller Gemini är oftast säkrare än ett personligt gratiskonto.
• Klistra inte in konfidentiellt i ett personligt konto. Löner, personalärenden, kunduppgifter och affärshemligheter hör inte hemma i konsumentversioner.
• Berätta om inspelning. Alla deltagare ska veta om mötet transkriberas.
• Granska protokollet. Ett felaktigt antecknat beslut kan leda till tvist senare.
• Gör gemensamma spelregler. Även i ett litet företag räcker en sida instruktioner.

Läs mer i datasäkerhet och integritet och AI och lagen. Om presentationer, se presentationer och dokument, och om kalkylblad Excel och data.