Tekoälyagentit ja automaatio selkokielellä: Zapier, Make ja riskit

Mitä automaatio ja agentit tarkoittavat?

Tavallinen tekoälyavustaja vastaa, kun kysyt. Automaatio ja agentit menevät askeleen pidemmälle: ne tekevät asioita puolestasi. Ero näiden kahden välillä on hyvä ymmärtää, koska niihin liittyy erilaisia hyötyjä ja riskejä.

• Automaatio on ennalta rakennettu ketju: "kun tapahtuu A, tee B ja sitten C". Esimerkiksi kun verkkosivun lomakkeelta tulee yhteydenotto, tiedot tallentuvat taulukkoon ja saat ilmoituksen puhelimeen. Ketju toimii joka kerta samalla tavalla.
• Tekoälyagentti saa tavoitteen ja päättää itse, millä askelilla sen saavuttaa. Esimerkiksi "etsi kolme hotellia Tampereelta ensi tiistaiksi, alle tietyn hinnan, lähellä messukeskusta, ja kokoa vertailu". Agentti voi selata verkkoa, avata sivuja, täyttää lomakkeita ja käyttää muita ohjelmia.

Automaatio on ennustettava ja sopii toistuviin rutiineihin. Agentti on joustavampi, mutta sen tekemiset pitää tarkistaa huolellisemmin. Pienyrittäjän kannattaa yleensä aloittaa automaatiosta, jossa tekoäly on yksi vaihe muiden joukossa.

Zapier ja Make: automaation työkalut ilman koodia

Zapier ja Make ovat suosituimmat palvelut, joilla eri ohjelmia voi yhdistää toisiinsa ilman ohjelmointia. Ne tuntevat tuhansia sovelluksia, kuten Gmailin, Outlookin, Google Sheetsin, Excelin, verkkokauppa-alustat, ajanvarausjärjestelmät ja somepalvelut. Kumpaankin voi lisätä tekoälyvaiheen, joka esimerkiksi tiivistää, luokittelee tai kirjoittaa luonnoksen.

Monissa ohjelmissa on myös omia automaatioita. Esimerkiksi Microsoft 365:ssä on Power Automate, ja monet verkkokauppa- ja kirjanpito-ohjelmat osaavat lähettää muistutuksia itse. Tarkista ensin, onko tarvitsemasi toiminto jo valmiina käyttämässäsi ohjelmassa.

Mitä tekoälyagentit voivat tehdä puolestasi?

Suurimmissa tekoälyavustajissa, kuten ChatGPT:ssä, Claudessa ja Geminissä, on nykyään agenttitoimintoja. Ne voivat esimerkiksi käyttää selainta, tehdä taustatutkimusta useista lähteistä, täyttää lomakkeita, käsitellä tiedostoja ja yhdistyä sähköpostiin tai kalenteriin, jos annat luvan. Agentti pyytää yleensä vahvistusta ennen tärkeitä toimia, kuten ostamista tai viestin lähettämistä.

Pienyrityksessä agentti voi auttaa esimerkiksi näissä:

• kilpailijoiden hinnastojen ja palveluiden kerääminen vertailutaulukkoon
• julkisten tarjouspyyntöjen etsiminen ja tiivistäminen tietyltä alalta
• toimittajien tuotetietojen kokoaminen yhteen tiedostoon
• tapaamisajan sopiminen kalenterisi perusteella
• tiedostojen järjestäminen ja nimeäminen kansioihin

Riskit: mitä voi mennä pieleen

Kun tekoäly tekee asioita itsenäisesti, virheiden seuraukset ovat isompia kuin pelkässä tekstiluonnoksessa. Tunne riskit ennen kuin annat agentille pääsyn mihinkään tärkeään.

• Väärät toimet. Agentti voi ymmärtää tehtävän väärin, valita väärän tiedoston tai lähettää viestin väärälle ihmiselle.
• Piilotetut ohjeet verkossa. Verkkosivulle tai sähköpostiin voi olla kätketty tekstiä, joka yrittää ohjata agenttia toimimaan toisin kuin pyysit. Tätä kutsutaan kehoteinjektioksi.
• Liian laajat oikeudet. Jos agentilla on pääsy koko sähköpostiin, pankkiin tai asiakasrekisteriin, yksi virhe voi vuotaa tietoja tai aiheuttaa kuluja.
• Hiljaiset virheet automaatiossa. Automaatioketju voi lakata toimimasta, kun jokin ohjelma päivittyy, ja huomaat sen vasta viikkojen päästä.
• Tietosuoja. Kun tiedot kulkevat useamman palvelun kautta, sinun pitää tietää, mihin henkilötiedot päätyvät.

Lisää tietoturvasta on oppaissa tietoturva ja yksityisyys ja tekoälyhuijaukset.

Ensimmäinen automaatio: yhteydenotoista luonnoksiksi

Hyvä ensimmäinen automaatio on sellainen, joka säästää aikaa mutta ei tee mitään peruuttamatonta. Esimerkki sopii lähes mihin tahansa palveluyritykseen, jolla on verkkosivulla yhteydenottolomake.

Tavoite

Kun asiakas jättää yhteydenoton, tiedot tallentuvat taulukkoon, tekoäly luokittelee pyynnön ja kirjoittaa vastausluonnoksen, ja saat ilmoituksen. Sinä luet luonnoksen ja lähetät sen itse.

Vaiheet Zapierissa tai Makessa

1. Käynnistin: uusi lomakevastaus (esimerkiksi verkkosivun lomake, Google Forms tai Microsoft Forms).
2. Tallennus: lisää rivi Google Sheetsiin tai Exceliin: päivämäärä, nimi, yhteystieto, viesti.
3. Tekoälyvaihe: anna tekoälylle viesti ja pyydä luokittelu sekä vastausluonnos alla olevalla ohjeella.
4. Luonnos: tallenna vastaus sähköpostiin luonnokseksi, älä lähetä sitä automaattisesti.
5. Ilmoitus: lähetä itsellesi viesti puhelimeen tai sähköpostiin, että uusi yhteydenotto odottaa.

Testaa automaatio ensin lähettämällä itse muutama lomake erilaisilla viesteillä. Katso, menevätkö luokittelut oikein ja kuulostavatko luonnokset sinulta. Seuraa ensimmäiset viikot tarkasti, ennen kuin luotat siihen.

Kun luonnokset ovat olleet hyviä useiden viikkojen ajan, voit harkita, että yksinkertaisimmat tapaukset, kuten kiitos yhteydenotosta -kuittaus, lähtevät automaattisesti. Tarjouksiin, reklamaatioihin ja hintakysymyksiin kannattaa kuitenkin aina vastata itse. Lisää automaatioon myös vaihe, joka ilmoittaa sinulle, jos jokin vaihe epäonnistuu, jotta yhteydenotot eivät katoa huomaamatta.

Anna tekoälyn suunnitella automaatio kanssasi

Jos et tiedä, mistä aloittaa, kysy tekoälyltä itseltään. Kerro, millaisia ohjelmia käytät ja mitkä tehtävät toistuvat viikoittain. Se ehdottaa, mitkä niistä kannattaa automatisoida, ja kirjoittaa vaihe vaiheelta ohjeen Zapieriin tai Makeen. Näin vältät sen, että rakennat monimutkaisen ketjun asiaan, joka hoituisi ohjelman omalla asetuksella.

Esimerkkejä eri aloilta:

• Kampaamo: ajanvarausjärjestelmän peruutuksesta automaattinen ilmoitus jonotuslistalla oleville asiakkaille.
• Rakennusliike: työmaalta otetut kuvat tallentuvat oikean asiakkaan kansioon päivämäärällä nimettyinä.
• Tilitoimisto: asiakkaalta saapuneet liitteet tallentuvat oikeaan kansioon ja tekoäly tiivistää saatteen.
• Verkkokauppa: uusi arvostelu ilmestyy taulukkoon, ja tekoäly kirjoittaa vastausluonnoksen.

Miten tästä eteenpäin?

Kun ensimmäinen automaatio toimii, mieti seuraavaksi muita toistuvia tehtäviä: laskujen liitteiden tallentaminen oikeaan kansioon, uuden asiakkaan tervetuloviesti, viikoittainen myyntiraportti tai somepostauksen jakaminen useaan kanavaan. Pidä kirjaa rakentamistasi automaatioista, niin tiedät, mitä on käytössä, jos jokin lakkaa toimimasta.

Lähtötiedoksi kannattaa lukea myös tekoäly pienyrittäjälle ja asiakaspalvelu ja myynti. Jos haluat ymmärtää, miksi tekoäly joskus toimii yllättävästi, katso mitä tekoäly ei osaa.